自治会が開催する総会等の対応

対面方式以外で自治会の総会を開催する方法についてご相談が多くありますので、開催方法の例をご紹介します。

多くの方が集まらずに総会を行う方法としましては、下記の「委任状」や「書面表決」を活用した開催方法があります。

また、書面のみの開催やアプリケーションを活用した開催方法もありますので、各自治会の状況に応じた方法をご検討ください。（認可地縁団体については、法の規定により「構成員全員の承諾があるとき」に限り、「書面又は電磁的方法による決議をすることができる」とされています。）

小さな集会施設等での総会は人が密に集まる状況が想定されることから、参加者の人数を最小限にとどめるために、委任状を活用して自治会員から委任を受けた役員等の少人数で会議を開催する方法です。

総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。

＜書面表決の進め方＞

一例になりますが、書面表決の進め方をお知らせします。
　
1.「総会開催のお知らせ」、「総会資料（議案）」、「書面表決書」を自治会の会員に配付する。

2.会員から「書面表決書」を提出してもらう。

3.集めた書面表決書を役員等で集計する。

4.（役員等の最小人数で）総会を開催し、書面表決書とあわせて議決する。

5.「定期総会議事録」を作成する。

6.「結果報告書」を作成し、回覧等で結果を会員にお知らせする。

認可地縁団体につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となります。

上記の方法などをご検討いただき、総会に出席して意見を述べたい会員がいる場合、その場を設けることができるよう配慮した上、各認可地縁団体でご判断をお願いいたします。

なお、認可地縁団体は会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決や委任状を活用することが可能です。（電磁的方法による表決を行うためには、規約等に定めが必要です。）