自治会が開催する総会等（新型コロナウイルス感染拡大への対応）

新型コロナウイルスの感染拡大をうけ、自治会をはじめとする各種団体での総会の開催が困難となっております。

集団感染を防止するため、多くの方が集まらずに総会を行う方法として、「委任状の活用」や「書面表決」により議決する方法もあります。

各自治会の状況に応じた方法をご検討ください。

自治会員から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です。

集会施設等での総会は人が密に集まり、至近距離で会話する状況が想定されます。会則にて委任状の定めがある場合、委任状を活用して、参加者の人数を最小限にとどめることも一つの方法です。また、定期的に換気を行うなど、屋内環境の改善に努めてください。

総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。

＜書面表決の進め方＞

一例になりますが、書面表決の進め方をお知らせします。
　
1.「総会書面表決のお知らせ」、「総会資料（議案）」、「書面表決書」を自治会の会員に配付する。

2.会員から「書面表決書」を提出してもらう。

3.集めた書面表決書を役員等で集計する。

4.総会（書面議決）を開催する。

5.「定期総会議事録」を作成する。（認可地縁団体の場合）

6.「結果報告書」を作成し、回覧等で結果を会員にお知らせする。

認可地縁団体につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、上記の方法などをご検討いただき、会員の方の安全に配慮したうえで、ご判断をお願いいたします。

なお、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。